メールでのデータを転送する方法を簡単にまとめました

リンクを貼りつけて送りましょう

取引先にデータを送る際に、機密内容があればそのまま送るのは恐いですよね。万が一ウィルス感染したら、情報が漏れる可能性もあります。信用問題になるので取引が打ち切りになる可能性も出てきます。そこでオススメな方法が、メールにURLリンクだけ張り付けて送る方法です。自社のサーバーに直接ログインしてもらい情報をダウンロードしてもらう仕組みです。これなら大容量の情報も問題ありません。取引相手もメールフォルダーからコピペしなくても良いので、手間も省けて喜ばれるはずです。

圧縮すれば大抵のものは送れます

メールでデーターを送る際に、映像や音声があれば容量が大きすぎて転送できない事もあります。その様な時は圧縮ソフトを使いましょう。圧縮すれば大抵のものは転送できるので、映像でも音声でも問題ありません。圧縮ソフトはフリーソフトのものでも十分な役割をしてくれます。圧縮したデータを転送する時、解凍ソフトも一緒に送るようにしましょう。送り相手が解凍ソフトダウンロードしていない可能性があります。簡単な使い方を説明文として同封しておくのもマナーの一つです。

自動的に送られるようにしましょう

定期的にデータをメールで転送するのであれば、自動手駅に送れるようにいておきましょう。その方が手間がかからず、他の仕事に集中できます。この方法はメルマガでも使われている方法で、ステップメール機能とも呼ばれています。有料のものは、細かく日時が指定でき便利ですが、データを転送するぐらいであれば無料のもので十分です。メールを送る作業は意外と手間がかかります。あらかじめ送る事が決まっているのであれば、是非、自動化にしてください。

大容量ファイルとは、沢山のデータを保存可能な記録メディアのことです。以前はフロッピーディスクよりも容量が多ければ大容量だといわれていた事もありましたが、今ではその容量の定義は増えていっています。